บริการ / ธุรกรรมข้ามพรมแดนและการลงทุน
สอบทานกิจการ เริ่มที่สมุดสองเล่ม
การสอบทานกิจการมักถูกเข้าใจว่าเป็นการขอเอกสารให้ได้มากที่สุด แต่จุดตั้งต้นที่ใช้ได้จริงแคบกว่านั้น คือสมุดสองเล่มที่กฎหมายบังคับให้บริษัทต้องมี และผลทางกฎหมายที่ติดมากับเล่มหนึ่งในนั้น
สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น
ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1139 กำหนดว่า สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นเริ่มแต่วันจดทะเบียนบริษัทนั้นให้รักษาไว้ ณ สำนักงานของบริษัทแห่งที่ได้บอกทะเบียนไว้ สมุดทะเบียนนี้ให้เปิดให้แก่ผู้ถือหุ้นทั้งหลายดูได้ในระหว่างเวลาทำการโดยไม่เรียกค่าธรรมเนียมอย่างหนึ่งอย่างใด แต่กรรมการจะจำกัดเวลาลงไว้อย่างไรพอสมควรก็ได้ หากไม่น้อยกว่าวันละสองชั่วโมง
บัญชีรายชื่อที่ส่งนายทะเบียนทุกปี
วรรคสองของมาตรา 1139 กำหนดให้เป็นหน้าที่ของกรรมการที่จะส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ที่ยังคงเป็นผู้ถือหุ้นอยู่ทั้งหมดในเวลาที่ประชุม และรายชื่อผู้ที่ขาดจากเป็นผู้ถือหุ้นจำเดิมแต่วันประชุมสามัญครั้งที่แล้วมานั้น ไปยังนายทะเบียนอย่างน้อยปีละครั้ง และมิให้ช้ากว่าวันที่สิบสี่นับแต่การประชุมสามัญ บัญชีชุดนี้จึงเป็นแหล่งเทียบภายนอกที่ใช้ตรวจสอบสิ่งที่บริษัทแสดงต่อผู้ซื้อได้
สมุดรายงานการประชุม
มาตรา 1207 กำหนดว่า กรรมการต้องจัดให้จดบันทึกรายงานการประชุมและข้อมติทั้งหมดของที่ประชุมผู้ถือหุ้นและของที่ประชุมกรรมการลงไว้ในสมุดโดยถูกต้อง สมุดนี้ให้เก็บรักษาไว้ ณ สำนักงานที่ได้จดทะเบียนของบริษัท และวรรคท้ายระบุว่าผู้ถือหุ้นคนใดจะขอตรวจดูเอกสารดังกล่าวในเวลาใดเวลาหนึ่งระหว่างเวลาทำการงานก็ได้
ข้อสันนิษฐานที่ติดมากับรายงานที่ลงลายมือชื่อ
ส่วนที่ทำให้สมุดรายงานการประชุมสำคัญกว่าเอกสารทั่วไปอยู่ในมาตรา 1207 เอง คือบันทึกเช่นนั้น เมื่อได้ลงลายมือชื่อของผู้เป็นประธานแห่งการประชุมซึ่งได้ลงมติหรือซึ่งได้ดำเนินการงานประชุม หรือได้ลงลายมือชื่อของผู้เป็นประธานแห่งการประชุมถัดจากครั้งนั้นมา ให้สันนิษฐานไว้ก่อนว่าเป็นหลักฐานอันถูกต้องแห่งข้อความที่ได้จดบันทึกไว้ และให้สันนิษฐานไว้ก่อนว่าการลงมติและการดำเนินของที่ประชุมได้เป็นไปโดยชอบ
สิ่งที่ความไม่มีเอกสารบอก
เมื่อกฎหมายบังคับให้มีสมุดทั้งสองเล่ม เก็บไว้ที่สำนักงานจดทะเบียน และเปิดให้ตรวจดูได้ การที่บริษัทไม่อาจแสดงเล่มใดเล่มหนึ่งได้จึงเป็นข้อเท็จจริงในตัวมันเอง ไม่ใช่เพียงความไม่สะดวก และเมื่อมาตรา 1207 ผูกข้อสันนิษฐานไว้กับการลงลายมือชื่อของประธาน การตรวจว่ารายงานแต่ละครั้งมีลายมือชื่อครบหรือไม่ จึงให้ผลมากกว่าการอ่านเนื้อหาของรายงานเพียงอย่างเดียว
PREPARE
สิ่งที่ควรเตรียม
- สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นตั้งแต่วันจดทะเบียนบริษัท
- สมุดรายงานการประชุมผู้ถือหุ้นและกรรมการ
- บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นที่ส่งนายทะเบียนย้อนหลัง
- ตราสารการโอนหุ้นทุกฉบับที่เคยทำ
- ข้อบังคับของบริษัทฉบับที่ใช้อยู่และที่แก้ไขมา
QUESTIONS
คำถามที่พบบ่อยในเรื่องนี้
ยังไม่ได้เป็นผู้ถือหุ้น จะขอตรวจสมุดได้ไหม
สิทธิตรวจดูตามมาตรา 1139 และมาตรา 1207 เป็นสิทธิของผู้ถือหุ้น ผู้ที่กำลังพิจารณาจะเข้าซื้อจึงยังไม่มีสิทธินั้นโดยผลของกฎหมาย การเข้าถึงเอกสารในชั้นสอบทานกิจการจึงมาจากข้อตกลงกับผู้ขายเป็นหลัก ซึ่งเป็นเหตุผลที่ควรกำหนดขอบเขตเอกสารและกำหนดเวลาไว้ในหนังสือแสดงเจตจำนงตั้งแต่ต้น
รายงานการประชุมไม่มีลายมือชื่อประธาน
ข้อสันนิษฐานตามมาตรา 1207 ผูกไว้กับการลงลายมือชื่อของประธานแห่งการประชุมนั้นหรือของประธานการประชุมถัดมา รายงานที่ไม่มีลายมือชื่อจึงไม่ได้รับประโยชน์จากข้อสันนิษฐานนั้น ซึ่งมีผลต่อการพิสูจน์ว่ามติที่อ้างถึงได้ผ่านมาโดยชอบหรือไม่ ประเด็นนี้จึงควรบันทึกไว้ในรายงานผลการสอบทาน ไม่ใช่ปล่อยผ่านเพราะเนื้อหาอ่านแล้วดูปกติ
LAW
กฎหมายที่เกี่ยวข้อง
- ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1139
- ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1207
